La GED, ou les archives du futur.

GED signifie Gestion Electronique de Document ou encore Electronic Document Management en anglais.

Concrètement, au début de toutes démarches GED sur des archives papier, il y a la numérisation, généralement effectuée par un scanner connecté à un ordinateur. Bien sûr, cette procédure ne s'applique pas à des documents électroniques déjà numériques par définition, mais qui peuvent aussi être archivés grâce à la GED.

Ensuite, un logiciel spécifique traite le fichier obtenu : indexation, classement par type ou par date, archivage, toutes ces opérations peuvent être automatisées selon les besoins de l'utilisateur final.

Les logiciels de GED disposent aussi d'un moteur de recherche capable de retrouver, en quelques secondes, un fichier parmi des centaines de milliers d'autres, même à distance, ce qui est indispensable pour les grands volumes de données.

Bien menée, la dématérialisation des documents multiplie la productivité d'une entreprise ou d'une administration : gain de temps, gain de place, accès distant quasi instantané aux documents, sont quelques-uns des avantages offerts par cette solution. Pour autant, les documents ainsi dématérialisés deviennent des données informatiques qu'il convient de protéger et de sauvegarder dans des endroits distincts, comme pour toutes données informatiques cruciales.

Cependant, malgré toutes ses qualités, la GED reste un processus relativement complexe à mettre en oeuvre, particulièrement pour de petites structures habituées aux classeurs et autres feuilles volantes. Aussi, les discours avant-gardistes des années 90 qui prédisaient la fin du papier en bureautique ne sont pas près de se réaliser, même si, à n'en pas douter, la transition est déjà amorcée, voire achevée dans les plus grands groupes.